La Quinta Disciplina
Ing. Samuel Prieto
Brayan Smith Benavides Navarro
Ingeniería de Sistemas
Facultad de Ingeniería
Universidad
del Magdalena
LAS CINCO DISCIPLINAS
COMO HERRAMIENTA PARA LA ORGANIZACIÓN INTELIGENTE
Entender el concepto de
Organización Inteligente, requiere conocer cómo se realiza el aprendizaje en
las organizaciones y la forma en que éstas como unidad aprenden.
En tal sentido, cuando nos
referimos a una Organización inteligente, decimos que es una
estructura integrada, que trabaja como un todo y es capaz de tejer
permanentemente la habilidad de cambiar la esencia de su carácter; tiene
valores, hábitos, políticas, programas, sistemas y estructuras que apoyan y aceleran
el aprendizaje organizacional.
Las características de la organización
inteligente están en el manejo efectivo de su conocimiento, detección oportuna
de necesidades de mercado y por su capacidad de innovación. Los sistemas de
manejo de conocimiento permitirán lograr esta meta, facilitando el trabajo
colaborativo y creativo de todos los miembros de la empresa.
Las
Cinco Disciplinas de las Organizaciones Inteligentes
Frente a las empresas
tradicionales, que no reaccionan a tiempo ante los entornos cambiantes de los
mercados, las Empresas Inteligentes tienen una perspectiva proactiva y están
dirigidas por líderes que aplican el pensamiento sistémico, la quinta
disciplina del libro del mismo título de Peter Senge.
Una obra clave tanto para
directivos que quieren estructurar de un modo moderno y altamente productivo
sus empresas como para los responsables de comunicación, que deben participar
activamente en la difusión y fomento de la Comunicación Interna como uno de los
principales motores de dicha transformación.
La configuración de cinco
disciplinas (disciplinas de Peter Senge), constituyen el núcleo de una Organización
Inteligente.
De manera que estas organizaciones dominan
cinco disciplinas básicas, que se describen a continuación. Y aunque son
independientes, las empresas más exitosas las combinan logrando importantes
sinergias y beneficios.
Disciplina
1: Dominio Personal
Las organizaciones sólo pueden
aprender a través de individuos que aprenden; de allí que el crecimiento
personal y el aprendizaje continuo son fundamentales. La fortaleza de una
Organización Inteligente se deriva de la fuerza combinada de sus individuos. De
allí que tiene mucho sentido para una empresa comprometerse con el crecimiento
de sus empleados. El dominio personal está continuamente expandiéndose y
mejorándose a través estas prácticas:
- Clarificar y enriquecer la visión
personal: la visión es la imagen del futuro deseado.
Todo el mundo tiene su visión del
futuro deseado, pero las personas con alto grado de dominio personal constantemente
la clarifican y se re-enfocan en ella.
- Utilizar la tensión creativa
productivamente: la tensión creativa surge de la brecha existente entre la
visión y la realidad; esta brecha puede ser una fuente importante de energía
creativa. Al explotarla, podemos encontrar un amplio recurso para aumentar el
dominio personal.
- Explotar el conflicto estructural:
el conflicto estructural es la impotencia que sienten las personas cuando no
pueden cambiar las cosas. Si las personas aprenden a lidiar con la realidad,
cambian sus creencias, por lo tanto adquieren el poder para desarrollar más
dominio personal.
- Usar el subconsciente: los
individuos con mayor dominio personal han desarrollado su subconsciente para
que maneje muchas de las tareas cotidianas. El subconsciente está muy bien
preparado para lidiar con tareas complejas, dejando en libertad a la mente
consciente para enfocarse en la visión personal. Las Organizaciones
Inteligentes alientan la búsqueda del dominio personal, promoviendo un clima en
el que las personas pueden crear visiones y cambiar las cosas.
Disciplina
2: Modelos Mentales
Los modelos mentales son supuestos,
generalizaciones o imágenes que están muy radicadas en el subconsciente y que
influyen en cómo entendemos al mundo y cómo actuamos en él. Con frecuencia,
nuevas ideas no se ponen en funcionamiento porque contradicen alguno de estos
modelos. Las Organizaciones Inteligentes deben manejar sus modelos mentales
internos, alentando la adopción de ideas nuevas y originales. Para desarrollar
la habilidad de trabajar con modelos mentales nuevos y originales se debe:
- Desarrollar sistemas para articular
nuevos modelos: técnicas como la “planificación por escenarios”, u otras
similares que ayudan a ver las situaciones desde ángulos distintos, son muy
útiles para motivar nuevos modelos mentales.
- Conformar “consejos directivos
internos”: estos grupos pueden actuar como impulsadores de nuevos conceptos,
ideas y negocios, saltando la jerarquía tradicional.
- Alentar el desarrollo de destrezas
de reflexión: motivar a la gente a detener el proceso de pensamiento y volverse
más conscientes de los modelos mentales que están utilizando. Al estar más
conscientes, la persona puede cambiarlo.
- Reforzar la habilidad de
averiguación: esta destreza gobierna la interacción con los demás; al tener más
práctica en esto, las personas están más conscientes de cómo influyen los
modelos mentales directamente sobre sus conductas.
- Reconocer la brecha entre las
teorías expuestas y las teorías en uso: las teorías expuestas son lo que
decimos; las teorías en uso, lo que practicamos. Reconocer la brecha entre
ambas es fundamental para el aprendizaje. Las Organizaciones Inteligentes
promueven la revisión y mejora constante de los modelos mentales que utilizan.
Encuentran maneras efectivas de cambiar los modelos mentales en uso, y hasta
crean “bibliotecas” de nuevos modelos.
Disciplina
3: Construcción de una Visión Compartida.
Cuando existe una identidad común y un
sentido del destino - una visión genuina - la gente aprende y sobresale. Una
Visión Compartida no es dictada por la alta gerencia.
Es algo que surge del interés común y
con lo que toda la organización está comprometida. Debe reflejar las visiones
personales de los individuos. Para construir una Visión Compartida poderosa se
debe:
- Alentar la visión personal: las
visiones compartidas surgen de las visiones personales. Si la persona no tiene
una visión propia y se adhiere a la visión de otro, el resultado sería el acatamiento,
nunca el compromiso.
- Dar tiempo a que la Visión
Compartida surja: las visiones compartidas efectivas nunca son impuestas;
evolucionan a medida que las personas se van uniendo y comprometiendo con ella.
- Anclar la visión a las ideas
reinantes en la organización: las visiones compartidas responden estas
preguntas:
1.- ¿Qué trata de crear la
organización?
2.- ¿Por qué existe la organización?
3.- ¿Cómo deseamos actuar mientras
alcanzamos la visión?
- Expresar la visión en términos
positivos, no negativos: las visiones negativas guían hacia las terribles
consecuencias que toda organización siempre trata de evitar. Las visiones
positivas son más poderosas; reflejan aspiraciones nobles, en lugar de miedos.
Las organizaciones inteligentes
construyen Visiones Compartidas viables y poderosas.
Una vez propuesta, se vuelve el centro
alrededor del cual la Organización Inteligente se organiza y enfoca su energía.
Disciplina
4: Aprendizaje en Equipo
Es el proceso de alinear las acciones
y capacidades de una organización en una sola dirección. Cuando esto ocurre,
las ideas son traducidas en acciones, las herramientas son mejoradas y la
organización progresa rápidamente. El aprendizaje en equipo tiene tres
dimensiones críticas:
1.- La necesidad de pensar con
perspicacia acerca de asuntos complejos.
2.- La necesidad de la acción
innovadora y coordinada.
3.- El intercambio de nuevas prácticas
y destrezas. No se debe confundir el aprendizaje en equipo con forzar a todos a
pensar como los demás en la empresa.
Para promover el aprendizaje en equipo
hay que:
- Crear oportunidades para que se
propicien diálogos y discusiones: las Organizaciones Inteligentes utilizan los
diálogos y discusiones para colocar las experiencias del aprendizaje en equipo
en su contexto adecuado.
- Utilizar el conflicto de forma
constructiva: en todo buen equipo existen ideas diferentes acerca de cómo
lograr la visión. Cuando estas diferencias son analizadas y discutidas detalladamente,
la creatividad y el aprendizaje del equipo mejoran considerablemente. El
aprendizaje en equipo es un tema integral y es la doctrina central alrededor de
la cual gira la organización inteligente.
Disciplina
5: Pensamiento Sistémico
Es una disciplina para ver
totalidades, un marco para ver interrelaciones en vez de cosas aisladas. Es la
habilidad de encontrar patrones de cambio y de entender cómo las partes afectan
al todo. Es una disciplina muy importante ya que impacta la efectividad de las
restantes. Además, provee el marco alrededor del cual se construyen las
Organizaciones Inteligentes. Existen cinco herramientas fundamentales para
aplicar el Pensamiento Sistémico:
Herramienta 1: Entender las leyes
fundamentales:
- Los problemas de hoy se derivan de
las soluciones de ayer: las soluciones a corto plazo muchas veces trasladan los
problemas de una parte del sistema a otro. Lo que se necesita son cambios en el
sistema.
- Hacer más presión no mejorará los
resultados: trabajar duro, por sí solo, no vence todos los obstáculos. Con
frecuencia es necesario cambiar la dirección, no la intensidad.
- Hay que enfocarse en las causas, no
en los síntomas: a veces buenos resultados a corto plazo nos hacen creer que
solventamos el problema. El pensamiento sistémico debe enfocarse en las causas
a largo plazo, no en los síntomas.
- La “salida fácil” no lleva a ningún
lado: nos sentimos más tranquilos con soluciones conocidas; pero muchas veces
las soluciones eficaces no son tan obvias.
- La cura puede ser peor que la
enfermedad: a veces soluciones aparentemente efectivas causan dependencia hacia
factores externos y no permiten un verdadero desarrollo. Las soluciones de
calidad a largo plazo están enfocadas en los sistemas y se auto-refuerzan.
- Lo más rápido es lo más lento: todo
sistema tiene una tasa óptima de desarrollo y no es siempre la más rápida.
Cuando el crecimiento es excesivo, el sistema mismo buscará compensarse yendo
más lentamente y quizás puede arriesgar la capacidad de la organización para
sobrevivir.
- Existe retraso entre la causa y el
efecto: existe una brecha significativa entre una acción y sus resultados; mientras
más complejo sea el sistema, más larga será la demora entre una causa y sus
efectos resultantes conocidos.
- Los pequeños cambios pueden producir
grandes resultados: las acciones pequeñas y bien enfocadas a veces producen
mejoras significativas y duraderas.
- Se pueden alcanzar dos metas,
aparentemente contradictorias: un pensamiento limitado a las partes y no con
visión del proceso, no permite contemplar la posibilidad de lograr más de una
meta, aún cuando puedan parecer contradictorias.
- Dividir un elefante por la mitad no
genera dos elefantes pequeños: es necesario una visión holística del sistema
para entender los problemas que genera. La fragmentación hace perder de vista
las interacciones y procesos, elementos fundamentales para entender cualquier
problema.
- No hay que culpar a los demás:
tendemos a culpar a las circunstancias u otras personas por nuestros problemas.
El pensamiento sistémico muestra que no hay nada externo; nosotros y la causa
de nuestros problemas, son parte de un solo sistema.
Herramienta 2: Círculos de causalidad:
El pensamiento sistémico está constituido de relaciones entre causa y efecto
que construyen la realidad. No hay influencias en una sola dirección. Entender
la estructura y los factores que se influencian uno al otro, permite ver cómo
un cambio en una parte del sistema produce cambios en otras partes. Esta
perspectiva sugiere que todos comparten la responsabilidad por los problemas
generados por un sistema.
Herramienta 3: Refuerzo y equilibrio
de la retroalimentación y las demoras: Observar los sistemas e identificar las
estructuras permite a los gerentes obtener los resultados deseados. Existen
docenas de formas existentes en la naturaleza y que pueden ser aplicados a los
negocios. Entre ellos:
- La retro-alimentación reforzadora:
son los motores del crecimiento. Cuando estamos en una situación donde las
cosas crecen, está operando este tipo de realimentación. La clave para mantener
el crecimiento yace en encontrar recomendaciones, clientes satisfechos, ventas,
mejores formas de eliminar los factores que limitan el crecimiento.
- Resolver el problema de fondo, no el
síntoma: Los sistemas generan resultados y síntomas. Atacar los últimos
producirá resultados de corto plazo.
Herramienta 4: El principio de la
palanca: La clave del pensamiento sistémico es la palanca: hallar el punto
donde pequeños actos y modificaciones en la estructura pueden conducir a
mejoras grandes y duraderas. En el pensamiento de sistemas, las mejores
soluciones con frecuencia provienen de esfuerzos pequeños pero enfocados.
Con el pensamiento “asistémico” existe
la tendencia a efectuar cambios de bajo apalancamiento; nos concentramos en
síntomas donde la tensión es mayor, logrando mejorar la situación sólo a corto
plazo.
Herramienta 5: El arte de ver los
árboles sin dejar de ver el bosque: El pensamiento sistémico no significa
ignorar la complejidad, sino organizarla en una exposición coherente que
ilumine las causas de los problemas y el modo de remediarlos de forma duradera
y apalancada.
En otras palabras, el Pensamiento Sistémico es un equilibrio de
información. Identifica las variables importantes, y separa aquellas que tienen
menor impacto en el todo. Permite al gerente observar la información forma de
patrones amplios y detallados a la vez.
Conclusiones
Para que las organizaciones
tradicionales se constituyan en organizaciones inteligentes, es decir,
desarrollen su capacidad de aprendizaje y gestionen el conocimiento, deben de
cambiar su visión respecto del trabajo, pasando de un enfoque instrumental a
una visión que integra los beneficios intrínsecos, aquellos que guardan una
mayor coherencia con las aspiraciones humanas y que no sólo se restringen a la satisfacción
de las necesidades más básicas.
Lograr convertirse en
organizaciones inteligentes no es fácil. Se requiere conocer, practicar e
incorporar, sobre todo en los seres humanos que dirigen los niveles
estratégicos de la organización las cinco disciplinas sistémicas. Para empezar
en la práctica de estas disciplinas, se debe partir en primer lugar por adoptar
un cambio en el paradigma a través del cual se entiende los "problemas"
y se busca las "soluciones" de nuestras organizaciones en el mundo
real.
Aplicando estas 5 disciplinas se
podrá lograr transformar una organización en una organización inteligente,
abierta al aprendizaje, capaz de sobreponerse a dificultades, reconocer
amenazas, descubrir nuevas oportunidades, crecer personalmente, generar un ambiente
de equipo en el que todos apoyen para lograr una meta en conjunto, tanto
personal como organizacional.
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